*本文章由經理人月刊提供。整理‧撰文/文及元、齊立文

數學不好的人,數字能力就不好嗎?對數字敏感的人,成本掌控能力就一流嗎?雖然答案未必是肯定的,但想在工作上事半功倍,就必須養成對數字敏感的20個好習慣。
 
每每說到數字,人們下意識地就會說:「我數學最爛了!」而既然數學很爛,顯然也就不會懂得太艱深的數學公式或原理,更別說是怎麼應用了。所以,我們或許可以說,數學爛的人就無法將太高深的數學用在職場上,但有沒有另一種可能的狀況是:商場上所用到的數學,其實都不會很難,有專家說是不會超過高中數學程度;也有人說,只要會加減乘除即可。 

這很容易得到驗證,因為我們很少聽到什麼經營之神是數學家,反倒經常聽到沒讀過什麼書的傑出企業人士,對於財報數字瞭若指掌。

在工作場合裡,我們會看到很多數字,但是我們不見得要計算這些數字,重點是對於數字要有一種「感覺」。感覺也許還是太過抽象,具體一點地說,就是要在心中對於數字所反映出來的真實,依據自己的專業與經驗,建立起一套評斷的標準,然後據以做出行動。

以下這20個數字力,不只是觀念,更要養成一種習慣。如果在逐一檢視之下,你發現自己已經多半具備,那恭喜你堪稱「數字達人」,但如果發現自己缺了很多項,也不要覺得自己是「數字白癡」,因為它們都不難學會。
 
1.體認數字的重要性
「在商業世界裡,數字非常重要。」這句話看似抽象,卻很真切。數字就像是體檢表,是行動的結果和評量的工具;數字也像是儀表板,可以指引方向和預測未來。 

2.養成凡事附上數據與參考資料的習慣
數字是溝通、說服及談判的重要依據。例如,如果你想建請增加設備,但是多次呈報申請書卻都未經核可。可試著加上「增加投資設備,可達到總費用節省多少錢的結果」,讓數字為你說話,或許就能提高通過的機率。 

3.在評估或分析任何情況時,都試著將其數字化
簡單明瞭的數字,十分有助於記錄、資訊傳達、比較檢討及分析等商業行為。這就像是學習做一個「重視金額」的人,凡事不以感情(感覺、印象、善惡)做判斷,而是以「金額」「數字」「比率」做為衡量的尺度。例如,如果認為舉辦宣傳活動可提升產品知名度,那就試著將「知名度」換算成「金額」。

此外,在傳遞訊息時,為力求簡潔、完整而有重點,可以將內容區分成3個重點,並且依重要性高低排列,並且說明問題所在及解決方案。 

4.將PDCA循環應用在工作上
在採取任何行動前,都要擬定計畫(Plan),然後實際執行(Do),接著再檢核(Check)結果與計畫之間的落差,做為修正行動(Action)的參考。

5.經常以矩陣圖思考問題
面臨錯綜複雜的問題時,可以矩陣圖加以展開,從中可發掘出未曾發現的問題點,然後再依據問題點的急迫性與重要性,研擬對策。

6.有時間觀念
假設A公司1小時能處理1單位的工作量,B公司則是1小時10單位,這個10倍的差異,可換算成B公司1年處理的工作量,A公司得耗時10年。時間既可以換算成金錢、效率,更速度的展現。因此,有數字力的人不會虛度光陰,也會守時、守信用。 

7.有效運用資金
要發揮金錢的價值,就必須在使用金錢之前,預測效果或效益如何,使用之後更要詳細確認。在日常生活中,養成大小事情都必以「損益計算」的方式來思考。 

8.養成計算「合計值」的習慣
許多人都有類似經驗,那就是錯誤的數字往往像滾雪球一般,進貨量、銷售量或庫存量的登記,有時候是一個項目出錯,就連帶一直錯下去一樣。因此,對於圖表內的數字或金額,習慣性地進行加總,方便於在做整體控管時,能夠依重要程度判定優先順序。

9.將所有目標都數據化
日產汽車(Nissan)執行長卡洛斯‧高恩(Carlos Ghosn)曾說:「無法數據化的目標,我無法執行。」有時候,組織的願景或任務,都是較為抽象的,因此要落實為具體的數字,才能執行與評量。

例如,可將「拓展人脈」這項目標,轉化為「每個月與人交換30張名片,而且日後與其中5位保持聯繫」;或是將「加強廣告活動」轉化為「向15家媒體宣傳,達到8家確實刊載」。

有時候,如果目標較為遠大,則為了讓目標具體可行,最好能將目標區分為近程、中程和長程三階段,然後再決定每一段時期要達成的目標。這個過程就是所謂的「倒算力」,亦即為了達成遠程的目標,往回推算中程、近程應該做什麼,甚至近到這個月、這星期或現在就該做什麼,做為達成目標的查核點。
 
10.追究數字出錯的原因
數字出錯時,不是更正即可,更要探究導致錯誤的原因,並且提出預防過失再度發生的對策。 

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