每個人每天都有大大小小的事情需要處理,
如果沒有規畫流程,日子一定會亂成一團。
所以為事情排定優先順序,正是妥善管理時間的重要第一步。

但事情眾多,該怎麼安排呢?《個人時間管理》一書建議,首先,先在腦中回憶一下自己的目標,判斷出各項工作對自己目標達成的重要性。

接著,再依照工作的「重要性」和「緊急性」,將其分為A、B兩類,A類為今天必須完成的工作,其餘的則歸B類。要注意的是,A類工作不一定比B類重要,而是對今天而言,A類工作應該優先於B類處理。而一般來說,不論是A類或B類工作,都可以再分成以下3種類型:
  A.欲交代部屬或他人處理的工作。
  B.需要與人聯絡協調的工作。
  C.必須親自單獨處理的工作。
作者建議,一天的時間安排上,最好就照這3項的順序處理。優先處理「欲交代部屬或他人處理的工作」,是因為別人也有自己的工作規畫排程,如果能儘早將需要對方處理的工作告訴他,對他人和自己都是一大方便。

接著處理「需要與人聯絡協調的工作」,理由是因為現代人工作忙碌,找人不是一件容易的事。但由於每個人早上都一定得進辦公室,所以一早就撥電話的話,順利聯絡上的機率最大,就算對方還未進辦公室,也可留言請他回電,避免錯過。而且及早聯絡,對於見面等時間安排也較容易,不然等到下午才聯絡,一旦對方沒法空出時間,事情就必須拖到隔天進行。

等做完前面兩項需要和人聯絡溝通的事項,即可處理「必須親自單獨處理的工作」。重點在於不管有多少會要開,一定要每天為自己空出兩段、每段約1~2小時的專心時間,全心處理工作不被打擾。當然每天上班時間都會不斷湧入許多瑣事,若不是非常緊急,就將其挪前或延後,不要打斷既定的專心時間。

規畫完成後就可開始執行,在還沒完成A類工作前,不可以處理B類工作。屬於同類工作的優先順序,則沒有特別的規定,但必須遵守一次只做一件事的原則,也就是「做完一件工作後,才可以開始下一件工作」,因為根據調查顯示,變換工作順序,正是浪費時間的主因之一。
天下班前看看自己完成了幾樣工作,雖然不一定每天都能將希望完成的AB兩類工作全部做到,但只要你能依據重要的次序處理事情,最重要的A類工作必定會都已完成了。(取材自《個人時間管理》,遠流出版。)

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